Slutet för projektet – början på Framtiden

Det finns mycket att säga om projektet, vad vi lärt oss och vad vi hunnit med. Men det viktigaste i projektet har varit människorna som utgjort en så viktig del i allt vi gjort. Som projektledare har jag fått ynnesten att få arbeta i två år med alla dessa högst kompetenta, drivna och engagerade medarbetare inom projektet. Jag har sett dem växa, deras kompetens fördjupas, deras förtroende för att driva dessa frågor i hemkommunen öka och framför allt sett gruppen samarbeta och samverka till allas förmån. Så, från djupet av mitt hjärta säger jag nu offentligt och officiellt det jag sa på vår avtackning – tusen tack för denna tid tillsammans. Tack för att ni bidragit till att göra projektet så bra som det varit.

Så, projektet drar sig mot sitt slut (sista februari) och vi kommer nu att behöva arbeta med frukterna av det arbetet. Det lokala arbetet tar en ny fas med hjälp av införandeguiden och vi ser redan flera projekt i kommunerna som tar tillvara på detta och jobbar vidare. Tillsammans finns ett förslag på att gå vidare och spika en gemensam förvaltningsform samt vad det innebär för arkivmyndigheterna i de enskilda kommunerna. Vi har lärt oss en massa – gjort misstag och hittat lysande lösningar, många som vi summerat i vår slutrapport. En av de saker jag som projektledare lärt mig är att det är inte alltid lätt att hålla igång informationsflödet via en blogg. Projekt går i vågor och när man har näsan i att genomföra ett pilotprojekt eller rigga saker och ting, så finns det inte mycket att berätta om – men när det händer mycket så försvinner också tiden ganska snabbt för att berätta om vad som händer.

Ska jag ge er andra något råd, så är det att fördela arbetet att kommunicera utåt inom projektgruppen och inte bara låta en person driva arbetet, för då finns det en risk att man missar på grund av den varierande arbetsbördan.

Så, kan man summera två projektår på något enkelt sätt? Nej, inte egentligen, men jag tänker försöka i alla fall. Ett bra projekt har ett slut, och här känner jag mig nöjd med att vi uppnått våra mål (en strategi för digitalt bevarande) i formen av våra tre leverabler samt slutrapporten. Att vi dessutom gjort det trots förskjutning av tidsplanen och under budget sätter jag som fjädrar i hatten på våra medarbetande kommuner som verkligen skapat möjligheterna för de synergier som vi tagit tillvara på, samt leverantörer med framåtanda och vilja att testa nya saker med oss som potentiella kunder.

Vi har ökat vår gemensamma kompetens, testat flera e-arkivssystem, gett oss i kast med att se långsiktigt även på digitalt bevarande, besökt organisationer med fungerande e-arkiv och lärt oss enormt mycket. Vi har ett nätverk inom regionen som vi kan förlita oss på och vi har en väg framåt för att försäkra oss om den gemensamma kompetensförsörjningen och en möjlig lösning för ett gemensamt e-arkiv (med alla utmaningar det kommer innebära). Vi har fått uppmärksamhet från konferenser (där vi presenterat), tidningar och TV, universitet, kommuner, SKL och andra organisationer för det arbete vi genomfört. Vi har mycket att vara stolta över, i ett projekt där vi varit bland de ledande kommunerna i Sverige. Framtiden har mycket arbete kvar, men också mycket redan gjort. För två år sedan visste vi knappt åt vilket håll framtiden fanns, idag har vi om inte exakta instruktioner, så åtminstone en bra karta och en idé om var vägen går.

Om det går att göra kommer vi att lägga upp alla leverablerna och slutrapporten här så att andra kan få användning av våra erfarenheter.

Tack för två fantastiska år!

En avgörande, och upptagen, höst!

Hur snabbt kan två månader gå? Fruktansvärt snabbt när allting i projektet börjar sammanfalla och röra sig mot sitt slut. Så snabbt att man missar att kommunicera allt spännande som händer för att man är mitt uppe i allt. Därför har det gått två månader sedan förra uppdateringen. Vi får helt enkelt försöka göra bättra ifrån oss!

Så hur går det då med våra pilotprojekt? Riktigt bra är svaret – i Sandviken och Hofors är vi praktiskt taget helt klara med pilottesterna och i Gävle är vi på sluttampen. Vi har lite tekniska utmaningar som vi försöker lösa (och som vi lär oss jättemycket av) just nu – men vi har fullt förtroende för IT-personal, systemägare och leverantörer. Vi ligger lite efter vår projektplan med Gävle just på grund av detta – men överlag ligger vi väldigt väl till. Känns skönt kan jag meddela. Pilottesterna ska sammanställas till en rapport som kommer att ligga till grund för både kravspecifikationen men framför allt införandeguiden.

Efter pilottesterna har det varit dags för våra referenstester – där handläggare från våra deltagande kommuner fått chansen att prova på ett e-arkivsystem med material från sin egen verksamhetstyp. Referenstesterna har överlag gått bra, med varierande respons från de deltagande. Just den varierande responsen har varit en viktig del i att kartlägga hur vi kan möta upp informationsbehovet i våra kommuner inför ett framtida införande av ett e-arkiv.

Referenstester och pilottester är viktiga för verksamheterna, men ett införande av ett system kräver också att teknik och IT är på banan. Vi jobbar just nu med att sammanställa information från de tekniskt ansvariga i kommunerna om processerna runt e-arkiven har varit och vi jobbar på att försöka samla ihop de erfarenheterna på ett effektivt sätt. Förhoppningen här är att kunna undvika kostsamma misstag i framtiden, rusta IT-enheterna och systemägarna för införandet och ta tempen på hur mycket jobb vi måste göra innan vi kör igång ett e-arkiv.

Våra fokusgrupper har arbetat hårt och tagit fram ett underlag till leverablerna, en sorts todo-lista för processbaserad dokumenthantering samt genomfört en mycket lyckad utbildning om grunderna i detta. Natalia Kovalainen från Gävle kommun och Elisabeth Jernberg från Söderhamns kommun ledde intresserade deltagare från Gävleborgs kommuner i en genomgång av processarbete och hur det relaterar till dokumenthanteringen.

När det kommer till förvaltningsformen så har det börja kristallisera sig ungefär hur en sådan samverkan kommer att behöva se ut för att möta kraven på både långsiktighet och flexibilitet nog för olika behov och krav från de deltagande kommunerna. Mycket har stötts och blötts och inga definitiva svar finns (än), men vi har kommit en bra del på vägen. Förhoppningen inom projektgruppen är också att oavsett hur man väljer att samverka i framtiden, så bör man ta tillvara kompetensen som finns inom nätverket på ett eller annat sätt.

Sist men absolut inte minst brottas vi nu med hur man tar fram en bra kravspecifikation för ett e-arkiv, som håller inför en framtida upphandling, som passar tio olika kommuner med allt från olika storlek till varierande system och behov.

Men om ungefär en månad ska det vara mer eller mindre klart. Spännande. Och samtidigt väldigt väldigt läskigt.

Med det sagt så ser vi fram emot resultatet och att ta nästa steg på vägen mot Framtidens Arkiv!

En avgörande höst

Efter snart ett och ett halvt år i samverkansprojektet börjar vi så närma oss den sista fjärdedelen, vägen mot ett resultat i händerna på både projektdeltagare och styrgruppsmedlemmar. I projektet har vi specificerat tre stycken leverabler – slutgiltiga mål för vad vi arbetat med. Alla tre spelar en viktig roll i hur varje enskild medlemskommun går vidare, men samspelar också med varandra. Jag tänkte ta lite tid att beskriva de tre här så att alla som läser känner att de har ett gott grepp om vad vi ska leverera i slutet av projektet.

Kvalificerad kravspecifikation

Ett i grund och botten tekniskt dokument, så fokuserar en kravspecifikation mycket på vilka möjligheter ett system ska ha, utan att för den delen grotta ned sig i detaljer som utesluter kompetenta leverantörer. Men när man ska införa ett nytt verksamhetssystem, för vilket det inte finns något tidigare system att jämföra med, så behöver man också förstå vad man egentligen behöver eller vill ha utefter hur det ser ut i verkligheten. För att förstå marknaden har vi ett antal pilottester som ger oss en erfarenhet med de produkter som existerar, så att vi vet vilka krav som är realistiska att ställa, samtidigt som vi får ett grepp om våra egna rutiner och behov av e-arkivet. En kvalificerad kravspecifikation hjälper kommunen att ställa rätt krav på leverantörerna, oavsett om vi går vidare i samverkan eller var för sig.

Införandeguide

Det finns många olika saker som en kommun behöver göra för att påbörja sin resa mot ett e-arkiv. Vissa saker kan man göra redan innan man har det riktiga systemet på plats, andra saker behöver göras när man väl har ett system. Införandeguiden skall agera som ett hjälpmedel på denna resa – med allt från goda exempel på hur man ska arbeta med sina dokumenthanteringsplaner, förslag till arkivreglemente eller arkivföreskrifter, vilka analyser och genomlysningar man behöver göra, till utvärderingsmallar för vilka system som man bör ställa av eller hur man förbereder upphandlingar för e-arkiv redan innan man har ett e-arkiv på plats. En införandeguide hjälper kommunen att förbereda sin verksamhet och organisation på rätt sätt, både innan och under införandet av systemet för e-arkivering.

Förslag till fortsatt samverkan

Sist, men absolut inte minst, av leverablerna är projektets förslag på om man ska gå vidare i samverkan, samt på vilket sätt projektet rekommenderar. En del av förslaget innebär att se över vilka förvaltningsformer som är aktuella, redovisa varför projektet föreslagit just dessa förvaltningsformer eller helt förkastat gemensam förvaltning av e-arkivet. Utöver detta skall förslaget även innehålla grundläggande förslag på hur teknisk förvaltning kan genomföras, hur den ekonomiska kostnaden för samverkan skall fördelas samt hur man långsiktigt skall arbeta med e-arkivet för att uppnå uppsatta mål. Med andra ord så skall detta förslag ge beslutsfattare och tjänstemän alla underlag som de behöver för att de ska känna sig säkra i sina beslut.

Fokusgruppernas arbete

De enskilda fokusgrupperna närmar sig nu slutet på sitt arbete vilket kommer att inverka på våra leverabler – utan deras dedikerade arbete skulle vi inte ha kommit så långt som vi har gjort idag. Projektet har blivit starkare och bättre tack vare det otroliga jobb som alla i fokusgrupperna har lagt på att göra sin del, samtidigt som fokusgruppernas organisatörer skall ha en eloge för att de samordnat arbetet.

Referensdags!

Trots förseningar pga allt från systemutmaningar till sena implementeringar börjar vi nu röra oss mot att få till våra referensgrupper, handläggare från alla kommuner som kommer att få en chans att testa att arbeta eller söka i de e-arkiv som vi pilottestar. Tanken är att detta ska ge oss insyn i vad handläggarna behöver, man också vad de förväntar sig av ett e-arkivsystem. Samtidigt ger det oss en inblick i hur vi bör strukturera användargrupper och vad vi kan förvänta oss i en framtida organisation både i form av hur mycket vi behöver utbilda och hur många handläggare som själva kan förväntas söka eller nyttja e-arkivet utan stöd från arkivfunktionen.

Framtidens arkiv i framtiden?

Så hur ser framtiden ut för projektet? Såtillvida inte styrgruppen beslutar om annat, så stänger projektet sista februari 2017, ganska exakt två år efter att allt började för vår samverkan.Om vi ska samverka eller inte i framtiden beror till viss del på vilken väg framåt som projektet i slutändan rekommenderar, och till viss del på vad kommunerna själva vill. Ser vi nationellt så finns alla varianter – från kommuner som kör själva för att kunna möta sina egna utmaningar, till de som samarbetar på det allra djupaste av nivåer och överlämnar hela arkivfunktioner till ett gemensamt kommunalförbund. Vilken väg som kommer att passa oss bäst kan bara tiden (och vårt projekt) utvisa.

Med det sagt har jag fullt förtroende för att vi går väl rustade in i framtiden, med mer kunskap och kompetens än när vi påbörjade vår resa och med insikt inte bara i vilka problem och utmaningar vi har, utan även i lösningar och möjligheter som finns framför oss.

Med vind i seglen!

Jag vet, jag har sagt det förut, men det är sant – det händer otroligt mycket just nu. Pilotprojektet i Sandviken är numera helt på banan, med ett installerat e-arkiv, testdata infört, användare inlagda i systemet och vår första utbildning på systemet avklarad. Härifrån går vi nu vidare med att testa säkerhet och sekretess i systemet för att sedan referenstesta gemensamt i hela länet.

Det är jättekul att få testa ett till e-arkiv nu när vi redan har en pilot i ryggsäcken, man har en mycket djupare insikt i hur saker och ting fungerar och man blir därmed bättre som pilottestare också. Andra system har andra styrkor och svagheter, vilket blir tydligare när man har erfarenheten att kunna jämföra. Men inte bara systemen har styrkor och svagheter, även leverantörerna ger prov på varierande upplägg och tankesätt. Vissa håller användaren i handen hela vägen, andra släpper användaren fri på den djupaste delen. Massvis med lärdomar att ta med sig framåt!

I vårt pilotprojekt i Gävle är det snart dags för uppstart, då vi får en chans att se ett tredje system i verkligheten, med riktig data och stämma av mot våra handläggare och arkivarier om vilka krav och behov vi har. Dels blir detta ett test av hur en tjänst fungerar istället för att drifta ett system ”hemma” i våra egna IT-miljöer, men också ett test av att få ordning på ett stort system för byggärenden och kanske viktigast av allt – ett livstidstest för materialet från vårt första pilottest. Vi kommer att ta ut en delleverans från det första systemet och importera till vårt tredje system för att utröna vilka utmaningar vi kommer att stöta på – och kanske hitta sätt att motverka dessa innan vi går in i skarpt läge.

Sen finns det självklart utmaningar – vissa förseningar har inneburit att referensgrupparbetet inte gått framåt i den takt vi själva hade tänkt oss, men det är något vi hoppas ta ikapp under sommaren och början av hösten. För även om nästa projektmöte (22:a juni) är sommarens ”sista” möte, så tar inte arbetet med piloterna slut utan projektet fortsätter i full fart. Fokusgruppen för dokumenthantering har gjort ett beundransvärt jobb i att undersöka vilka system som kan vara goda stöd för kommunernas dokumenthanteringsarbete och fokusgruppen för förvaltningsformer har tagit ett helhetsgrepp runt konsekvensanalyserna av de olika formerna för att kunna presentera ett stabilt förslag när hösten väl infinner sig.

Så det är med stark vind i seglet som vi rör oss mot målet!

Pilotprojekt

Det händer enormt mycket i projektet just nu – vilket både är utmanande och riktigt kul! Vi har påbörjat vårt pilotprojekt i Sandvikens kommun där vi fokuserar på utmaningarna runt sekretess och tillgång till information. Det första uppstartsmötet är avklarat, e-arkivet är installerat och den första test-leveransen är genomförd. Nu kommer det intressanta när vi får ge oss i kast med e-arkivet, se hur det fungerar, utmana det och själva bli utmanade i hur vi tänker.

Men pilotprojektet i Sandviken är inte allt som sker utan även vårt pilotprojekt fokuserat på långsiktighet, där vi testar en leverans från vår tidigare pilot i Hofors och importerar den in i ett annat e-arkivsystem, är på banan. Detta är ett sätt att testa hur den tänkte processen för att lämna ett e-arkiv och flytta till ett nytt kommer att fungera – ett nödvändigt arbetssätt för att försäkra oss om att informationen vi har ansvar för, är tillgängligt även i framtiden.

Sist men inte minst kommer vi sedan att testa vår arkivdata gentemot en ny import av samma system fast från en annan källa, för att identifiera vilka skillnader eller utmaningar som dyker upp. Allt detta gör vi i en tjänst för att kunna utvärdera både lokalt installerade system och tjänster som köps in direkt av leverantören – och ge oss svar på frågan om det finns några viktiga skillnader för användarna.

Utöver detta pågår arbetet för fulla muggar med att utvärdera ett stöd för processbaserad dokumenthantering – att förbereda för ett framtidens arkiv handlar inte bara om teknik eller system, utan även om regler och överblick över den information man har och kommer att skapa. Väldefinierade, och processbaserade, dokumenthanteringsplaner underlättar allt framtida arbete med information.

Sist men inte minst arbetar vi hårt med att utvärdera informationen vi fick in efter vårt seminarium om organisationsformer och kommer nu att fokusera på en konsekvensanalys av de olika formerna för vårt tänkta gemensamma e-arkiv.

Under ytan händer det vanligtvis massvis men nu bubblar det upp till ytan och mycket blir synligare än på länge. Det kommer fortsätta vara en spännande vår!

Hektiska dagar i framstegens anda

Idag markerar en milstolpe på många sätt och vis. Till att börja med inleddes förmiddagen med ett styrgruppsmöte, där styrgruppen informerades om vad som skett inom projektet sedan i december, och det var en serie av goda nyheter. Men mycket att göra innebär samtidigt att vissa saker försakas, som bloggen, där ingen uppdatering skett på snart sex veckor – men vi har bytt det mot framsteg i andra områden.

Vi har avslutat första pilotprojektet i Hofors, där vi tillsammans med Visma genomförde en komplett systemavställning från Byggreda, inte bara med informationen från Hofors utan även från Ockelbo kommun – ett fantastiskt tillfälle att utröna vilka utmaningar som finns att samla in och konvertera information från två likadana system, men i två olika kommuner.

Utifrån lärdomarna från Hofors, insåg vi också att vi behövde bredda vår informationsinhämtning och arbetet med att hitta minst en till leverantör för pilottesterna påbörjades. Efter en intensiv period valde projektgruppen så tillslut R2B Software för pilottestet i Sandviken, samtidigt som man valde att förstärka bredden på vad projektet testar genom att ta in en tredje leverantör i form av Microdata, som dels levererar e-arkiv som en tjänst, och dels kommer att få testa att ”migrera” informationen från Ciceron E-arkiv, dels att integrera ny data från Byggreda (från Gävle), med den migrerade informationen. Målet här är att lära sig av så många olika scenarion som möjligt innan man hamnar i ett skarpt läge med dessa utmaningar.

Med detta i bagaget sätter vi nu riktningen för den andra fasen av pilottester och håller tummarna att saker och ting fortsätter att vara lika givande i de månader som kommer, som de månader som varit.

Projektgruppen har förutom det framgångsrika juridikseminariet i februari, anordnat ett seminarium och workshop runt organisationsformen som går av stapeln nästa vecka, den 20:e april. Detta blir ett starkt avstamp i frågan om hur vi eventuellt ska gå vidare i samverkan genom att ta del av erfarenheter och tankar från tjänstemän som aktivt arbetar i allt från kommunala bolag och kommunalförbund, till gemensamma nämnder eller med hjälp av interkommunala avtal. SKL deltar också på ett hörn med den juridiska blicken på frågan och vi hoppas gå från seminariet med ökad kunskap men också rustade för att ta oss an utmaningen.

Den färdiga informationsfoldern distribueras idag till projektets medlemmar och det är skönt att äntligen kunna gå vidare med ett informationsmaterial som de flesta är nöjda med. Som en bonus har också projektledaren fastnat på film och denna presentationsfilm finns numera tillsammans med presentationsmaterialet tillgängligt för projektets medlemmar. Detta är ett sätt att effektivisera och förbättra utbildningsinsatserna runtomkring i länet.

Arbetet med införandeguiden och kravspecifikationen har redan börjat, då projektgruppen insett att behovet av att fånga upp alla goda (och dåliga) erfarenheter från pilottesterna är stort och det är viktigt att få med dessa i byggandet av både guide och kravspec. Vi hoppas att med levande dokument hinna få med alla viktiga insikter under testernas genomförande.

Inför framtiden är målet också att hinna genomföra ett antal studiebesök i kommuner som aktivt arbetar med några av de större e-arkivssystemen, för att på så sätt bredda vår informationsinhämtning och skapa motbilder mot de system som vi själva testar.

Ur led är tiden?

Så känns det iallafall, när en otrolig mängd händelser inträffar tätt inpå varandra och i följd. De senaste två veckorna har varit högintensiva för projektet på många olika nivåer!

Vi börjar med pilottesterna, som utökats från bara Hofors till att omfatta även Ockelbo kommuns material, i en bred test av data från två olika kommuner och två olika levererande miljöer. Under en heldags workshop arbetade vi med att reda ut frågetecken, prova på ett e-arkiv i verklig driftsmiljö samt specificerade Hofors/Ockelbo’s egna krav och behov utifrån perspektivet att faktiskt arbeta med ett e-arkiv. Mycket intressant och med massvis av intryck, tankar och idéer har vi nu något att gå vidare med i vårt arbete. Nästa steg blir den kompletta avställningen av materialet och referenstagning från våra referensgrupper.

Utbildningsinsatsen har genomförts på bred front, med presentationer för både Gävle kommuns IT-avdelning och Ovanåkers projektledning samt referenspersoner, något som visat sig vara allt viktigare inom projektets ramar – att förankra arbetet och utbilda personalen. Speciellt presentationen hos IT-avdelningen visade på behovet av att lyfta liknande projekt för att skapa synergier, motverka dubbelarbete och hitta samverkansmöjligheter. Detta ledde till ett givande möte med deltagare från Gävle’s IT-projekt, den gemensamma nämnden för verksamhetsstöd (där flera av Framtidens Arkivs kommuner är medlemmar) samt chefer från Gävle’s administrativa avdelning i förhoppningen att hitta synergi-effekter mellan de projekt som genomförs och Framtidens Arkiv.

Projektet genomförde även ett avstämningsmöte i Bergsjö, där vi bland annat tittade på hur tillvida vi skulle bereda plats i piloten för att testa ett andra system och där bestämde projektet att stämma av med de andra leverantörerna av e-arkiv och sedan se effekterna av pilottesterna i Hofors/Ockelbo innan man bestämmer sig mer exakt.

För att reda ut en del av de juridiska frågorna anordnades det ett gemensamt seminarium med Cecilia Magnusson Sjöberg, professor i rättsinformatik från Stockholms Universitet, där projektet under en heldag belyste juridiken runt digitala dokument och vad det kan ha för betydelse för hur man bygger e-arkiv. Intressanta lagar studerades, PSI-direktivet diskuterades och den kommande dataskyddslagen som förväntas träda i kraft under 2018 hägrade även över diskussionerna. Ett välbesökt och välarrangerat evenemang där många kände sig mycket nöjda.

Sist men absolut inte minst har intressenter från andra kommuner visat ett stort intresse för projektet, och i den offentliga andan försöker vi så gott det går att dela med oss av erfarenheter, misstag och framsteg, så att alla vi i den offentliga sektorn kan gå framåt stärkta av varandra. Det händer mycket, och mer lär det bli! Nästa vecka hägrar flera presentationer för förvaltningsledningar inom ramen för projektet.

Med det får vi önska er en trevlig helg!

 

En virvelvind av framsteg

De senaste veckorna har det hänt mycket i projektet och framstegen har varit många. Trots ett antal möten inställda på grund av sjukdom (februari spökar som vanligt med förkylningar och värre), så går det framåt med stormsteg!

Flera av fokusgrupperna har redan haft sina första möten vilket resulterat i hög aktivitet – den stora workshopen runt frågan om gemensam förvaltningsform den 20:e april är nästan färdigplanerad och både lokal och många talare är redan spikade.

Samhällsbyggnad Gävle har identifierat ett intresse och behov av att delta under pilotprojektet också, och projektet kommer att gå vidare för att se var i pilottestet det är framkomligt att genomföra tester för Gävles del också. Detta går hand i hand med de preliminära planerna runt hur Bygg & Miljö från Hofors och Ockelbo ska leverera testdata och genomföra sina workshops, förhoppningsvis innan april i år.

Ett första uppstartsmöte har genomförts i Sandviken tillsammans med deras Omsorgsenhet som kommer att leda den andra rundan av pilottester, och en preliminär tidsplan har satts upp där vi hoppas vara klara i augusti (då sommaren tenderar att vara svår med tanke på alla semestrar).

Om lite mindre än två veckor är det dags för projektets Juridikseminarium där Cecilia Magnusson Sjöberg, professor i rättsinformatik, kommer att leda vår dag med fokus på de arkivjuridiska frågorna. Intresset är stort och ett fåtal platser finns kvar.

Förutom uppstartsmöten med alla pilotkommunerna, så har informationsinsatsen fortsatt med konsekvent hög nivå och projektet förankrades i Dokumenthanteringsgruppen i Söderhamn, med ett antal presentationer planerade inför nästa vecka. Sist men inte minst kommer projektledaren att delta på FAI’s temadag den 8:e mars för att diskutera kommunal samverkans fördelar och nackdelar.

Så med blicken mot horisonten tar vi stormsteg mot framtiden med vinden i ryggen!

Planering inför en intensiv vår

Intresset för projektet verkar nu öka bland de deltagande kommunerna och förfrågningarna om informationsinsatser ökar därmed lika snabbt. Det är inte en helt ovanlig effekt av att börja informera och berätta om digitalt bevarande av information, att intresset vaknar i verksamheterna och snart är det fler som vill veta mer.

I och med att projektet identifierat de två fokusområdena Samhällsbyggnad (Bygg/Miljö kan det också heta) samt Omvårdnad (eller Omsorg) så har arbetat med att förbereda kommunerna för deltagandet i referensgrupperna också dragit igång. Många inser att ett framtida e-arkiv kommer att påverka just deras verksamhet och då börjar frågorna att gro inom organisationen – vilket är väldigt bra!

Med avklarat besök i Hudiksvall så har projektet planerade besök i Gävle, Söderhamn, Ovanåker, Hofors och Sandviken den närmaste tiden så bubblar det ute i den kommunala verksamheten. Flera av fokusgrupperna har planerat in sina första möten och det planeras redan för en workshop runt förvaltningsfrågan den 20:e april, då flera talare är inbjudna för att delge sina erfarenheter från olika typer av förvaltning.

Pilottesterna rycker närmare för varje dag också och trots en inställd workshop i Hofors pga sjukdom, så planeras det och implementeras det för fullt bakom kulisserna. Närmast på agendan står ett uppstartsmöte i Sandviken med Omsorgsförvaltningen där vi riggar för pilottesterna inom omsorgssektorn. Ska bli ett intressant och spännande möte som kommer att sätta ribban för framtida arbete.

Ur mörkret in i ljuset

Den mörkaste dagen har kommit och gått, hela Sverige rör sig numera ut ur mörkret in i en värld som för varje dag som kommer, känns lite ljusare. Lite liknande känns det för Framtidens Arkiv när saker och ting börjar klarna, man kan gå från teoretiska analyser och diskussioner till att se hur tester, införande och organisation faktiskt börjar skymta i ljuset.

Projektgruppen har haft sitt första möte för året, i Sandbacka Park, och efter lite tekniska missöden flöt mötet på som det skulle. Under våren organiserar sig projektet i fokusgrupper som kommer att fokusera på fyra områden:

  • Tekniska utmaningar med e-arkiv
  • Organisationsformen för ett gemensamt e-arkiv
  • Testbatteri & referensgrupp för pilottesten
  • Dokumenthanteringsplaner & processbaserad arkivredovisning

Uppdelning görs för att effektivare kunna utnyttja projektets kompetenser, samt för att hinna med att arbeta med alla dessa områden under den tid som vi har under 2016. Målet för varje fokusgrupp är att reda ut alla frågetecken som finns inom sitt respektive område, som ska leda till reella förslag på hur man löser problemen och går vidare inom projektet.

Alla fyra grupper kommer på ett sätt eller ett annat att ligga till grund för vad projektet levererar till kommunerna när det tar slut och är viktiga delar av förståelsen för e-arkivet, samtidigt som hela processen också ger projektets medlemmar en chans att bredda sin kunskap och öka kompetensen.

I Hofors snurrar redan processerna och arbetet med att införa e-arkivet fortsätter med en heldag den 28:e januari, då vi sätter ramarna för hur vi ska arbeta under våren och en tidsplan för den delen av projektet. I Sandviken planeras det för fulla muggar och där kommer arbetet att haka på i ett lite senare skede, vilket möjliggör för oss att fokusera på de olika verksamheterna i omgångar, istället för att behöva ta hand om allt samtidigt.

Under våren blir det arkivjuridiskt seminarium i slutet av februari, workshop runt organisationsfrågan i april och ett antal projektmöten utdelade i länets olika kommuner. Informationssatsningen fortsätter och presentationer planeras i de flesta av kommunerna i dagsläget. Vikten av att pedagogiskt utbilda medarbetare, ledarskap och personal visar sig vara allt större, samtidigt som det ökar kompetensen generellt sett inom kommunernas verksamhet.

En spännande vår med mycket att göra, riktigt verkstad i piloten och hundra frågor som vi hoppas kunna besvara under resans gång. Mot ljuset, ut från mörkret, tillsammans, går resan!